Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек

Содержание
  1. Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек – образец заполнения
  2. Титульный лист и бланки заполнения
  3. Оформление журнала
  4. Правила подписывания
  5. Правила ведения и исправления ошибочных записей
  6. Стоимость
  7. Журнал учета трудовых книжек
  8. Какие движения нужно учитывать
  9. Книга учета: внешний вид
  10. Как заполнить книгу: образец
  11. Титульный лист
  12. Последняя страница
  13. Требования к хранению и оформлению журнала
  14. Ответственность за нарушение требований
  15. Как поставить пломбу
  16. Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек (журнал) в 2018 году – что это такое, образец, личных, и вкладышей в них
  17. Что нужно знать
  18. Необходимые термины
  19. Назначение документа
  20. Законные основания
  21. Образец подписания книги учета движения трудовых книжек
  22. Как оформить титульный лист
  23. Как выглядит вкладыш в них
  24. Кем заверяется
  25. Какой предусмотрен штраф работодателю
  26. Оформляем книгу учета движения трудовых книжек
  27. Форма книги
  28. Замена регистрационного журнала
  29. Заполнение
  30. Требования к регистрационным журналам
  31. Книга учета движения трудовых книжек
  32. Нормативные акты в области учета трудовых книжек
  33. Что включает в себя учет трудовых книжек в организации
  34. Где регистрировать трудовые книжки
  35. Требования к книге учета трудовых книжек
  36. Как заполнять журнал учета
  37. Ответственность за нарушения в учете трудовых книжек
  38. Также читайте:

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек – образец заполнения

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников. После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.

Структура журнала выглядит следующим образом: 

Титульный лист и бланки заполнения

Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты. Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным. В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку.

После возврата документа на руки сотруднику, он ставит свою подпись, подтверждая возврат. Обязанности по ведению, хранению, учету трудовых книжек ложатся на плечи работодателя. Однако он может издать распоряжение, в котором назначит человека, отвечающего за сохранность книжек.

Правила обязательны к исполнению. В случае нарушения правил, предусматривается штраф или же отстранение работодателя от его деятельности.

Оформление журнала

Несмотря на то что журнал учета имеет строгую структуру, единого правила оформления для данного документа нет. Несмотря на это, процедура регистрации трудовых книжек структурирована.

Бланки будущих трудовых книжек и их вкладышей подлежат строгому учету в специальной приходно-расходной книге. Она находится «на балансе» бухгалтерского отдела.

Трудовые книжки имеющие записи, находятся в ведении работодателя или же ответственного за их сохранность сотрудника. Книга учета нового образца (введена в 2003 году) имеет тринадцать граф.

Рассмотрим назначение каждой графы:

  • 1 – Порядковый номер.
  • 2, 3, 4 – Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).
  • 5 – ФИО работника.
  • 6 – Серия и номер трудовой книжки.
  • 7 – Должность работника.
  • 8 – Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
  • 9 – Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
  • 10 – Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
  • 11 – Сумма, заплаченная работником за заполнение трудовой книжки.
  • 12 – Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
  • 13 – Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.

Оформление журнала учета на заполнении граф не заканчивается.

Помимо этого, существуют общие правила оформления:

  • Книга должна иметь плотную обложку.
  • Страницы журнала прошнурованы и пронумерованы.
  • На последней странице указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц.

Последняя страница содержит подпись ответственного лица либо руководителя организации. Журнал учета должен быть опечатан сургучной либо пленочной печатью, в соответствии с ГОСТом.

Правила подписывания

Как говорилось выше, книга учета должна иметь подпись руководителя организации либо ответственного лица. Подписывая документ, подписывающий должен убедиться в том, что книга учета заполнена, верно, правильно оформлена, в записях отсутствуют ошибки и неточности. Кроме подписи на последнем листе, должна содержаться информация о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц.

Правила ведения и исправления ошибочных записей

Книга учета имеет четкие правила ведения, речь о которых пойдет ниже:

  • Она используется до фактического ее окончания.
  • Страницы нумеруются и прошнуровываются.
  • Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.
  • Выполняется в твердой, плотной обложке.
  • Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
  • Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
  • В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.

Как известно, никто не застрахован от ошибок. От ошибок не застрахован и человек, заполняющий журнал. Как говорилось ранее, заполнение журнала, его структура имеет установленный законом стандарт. Лишь при выполнении этого стандарта журнал учета может считаться действительным. Однако, процедура исправления ошибок не имеет четкой регламентации.

Сотрудник кадровой службы, допустивший ошибку, может в скобках после неверной записи оставить следующую строчку: «запись недействительна». И в месте, ниже неверной записи указать верный вариант. При этом неверную информацию зачеркивать не стоит.

Стоит сказать, что этот способ исправления ошибки является наиболее верным.

Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно. К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме.

Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».[/box]

Стоимость

Стоимость данного документа зависит от многих факторов:

  1. Вид обложки: твердый переплет либо мягкий картон.
  2. Число страниц.
  3. Использование ламинированной бумаги.
  4. Шнуровка и опечатка книги.

В соответствии с правилами, книга должна быть опечатана, и иметь шнуровку. Обложка должна быть выполнена в твердом виде (подойдет и картонная обложка, для книги малой толщины) книгу, имеющую большое количество страниц, рекомендуется приобретать с твердым переплетом. Книга большой толщины, с твердым переплетом, прошнурованная и пронумерованная обойдется организации в 300-500 рублей.

Источник: https://arenateam.ru/upravlenie/kadrovyj-uchet/trudovaya/kak-podpisyvat-knigu-ucheta.html

Журнал учета трудовых книжек

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек

Для учета принятия и выдачи трудовых книжек (и вкладышей) работодатель ведет специальную книгу, в которой отражается все физическое движение этих документов. Бланк такой книги утвержден специальным Постановлением Министерства труда за номером 69 от 10 октября 2003 года. О том, как правильно заполнять документацию и на что обратить внимание в первую очередь – прямо сейчас.

Какие движения нужно учитывать

Порядок ведения специальной документации, связанной с учетом всех перемещений трудовых книжек, унифицирован. Вести учет должны все организации, любой формы собственности, вне зависимости от численности своего штата (вплоть до 1-2 наемных работников):

  • ООО;
  • ПАО;
  • ИП;
  • общественные объединения и религиозные организации, являющиеся официальными работодателями по отношению к наемным работникам.

Конкретные учетные операции представляют собой не только все физические передвижения сотрудников, но также любые изменения (записи), касающиеся этих документов:

  1. Прием книжки от сотрудника, который принят или восстановлен на работе, вне зависимости от предполагаемого срока действия трудового договора (в том числе на сезонную работу).
  2. Оформление трудовой (на случай приема сотрудника без опыта какой-либо работы, трудоустраивающегося в первый раз).
  3. Внесение в неё любых записей, отражающих служебные движения сотрудника: премирование, переводы на другие должности в рамках одного филиала или разных подразделений, переименование должности, переход на новую позицию.
  4. Перенос всех или отдельных трудовых в новое место в связи с переездом, ремонтом, срочными обстоятельствами (например, для предотвращения порчи документов из-за повреждений крыши). Обычно книжки переносятся и хранятся в сейфе, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
  5. Выдача на руку сотруднику в связи с его увольнением по любым причинам (в том числе выдача не на руки, а почтовым отправлением, если работник по каким-либо причинам не явился за документом).
  6. Выдача на руки родственникам или другим представителям, действующим по доверенности, в связи со смертью сотрудника, объявлением его пропавшим без вести (по решению суда) или заключением под стражу.

При этом стоит отметить, что как такового понятия «движение трудовых книжек» в законодательстве не существует, поэтому на практике в книге учета отражаются любые операции с этими документами:

  • регистрации;
  • прием документа;
  • выдача на руки сотруднику;
  • отражение факта перемещения;
  • отражение факта хранения.

Таким образом, законодатель четко определяет только обязанность ведения книги учета движения трудовых книжек и собственно форму, которая рассматривается далее. В кадровой практике документ нередко называют иначе: журнал регистрации трудовых книжек, кадровый реестр и т.п.

Книга учета: внешний вид

Сама книга учета представляет собой брошюру из 64 страниц (32 листов) формата, близкого к А4, но не идентичного ему (28,8 см в длину и 21,0 см в ширину). Исполняется в большинстве случаев в мягком переплете в картонной оболочке, стилизованной под золотистый оттенок.

Иногда дополняется съемным листом из прозрачного пластика, который служит обложкой и увеличивает срок службы. Средняя стоимость (актуально на сентябрь 2017 года) порядка 250-350 рублей. Варианты цветового исполнения могут быть разными – несколько наиболее распространенных представлены на рисунке.

Как заполнить книгу: образец

В настоящий момент требования учета, форма заполнения не изменились. Она едина и содержит 13 граф:

  1. Номер записи в хронологическом порядке по возрастанию.
  2. Дата приема – отдельно указываются число, месяц и год (т.е. всего 3 графы).
  3. ФИО сотрудника, книжку которого переместили (или внесли в нее запись).
  4. Реквизит документа: серия, номер книжки (а также вкладыша при наличии).
  5. Должность сотрудника, на которого ведется документ.
  6. Наименование организации и отдела (при наличии).
  7. Дата и номер внутреннего приказа (или другого документа) работодателя, на основании которого произведено изменение (запись, перемещение).
  8. Расписка сотрудника, который уполномочен принимать её, вносить записи и т.п. (как правило, сотрудник отдела кадров и/или бухгалтер).
  9. Сумма в рублях, которая получена за заполнение (поле остается пустым в большинстве случаев, т.к. подобные действия не предполагают дополнительной оплаты).
  10. Дата выдачи (если работник увольняется).
  11. Личная подпись сотрудника, которому она была выдана (допускается также подпись других лиц, если сотрудник по объективным, документально подтвержденным причинам не мог принять документ лично).

Если работник приходит с трудовой книжкой с вкладышем из другой фирмы, то регистрируется только его книжка. Таким образом, заводить отдельную строчку для вкладыша не предусмотрено.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если книжку принимает иное лицо, оно дополнительно указывает, кем приходится уволенному (например, жена). Если гражданин действует по доверенности, он вписывает название, номер доверенности и дату ее оформления.

Титульный лист

Титульный лист также унифицирован и содержит следующие поля:

  1. В верхнем поле нужно вписать полное официальное название организации, без сокращений. Например, Общество с ограниченной ответственностью «Елизария» или Индивидуальный предприниматель Светлов Владимир Игоревич. 
  2. Номер тома (если до этого журнала были 5 аналогичных, соответственно, это 6 том).
  3. Даты начала и окончания ведения.
  4. Общее количество внесенных записей.
  5. Срок хранения – он составляет 75 лет. Соответствующая дата вписывается в поле: например, до 1 сентября 2092 года.

Последняя страница

Форма последней страницы также унифицирована:

  1. Руководитель ставит свою подпись с расшифровкой, прописывает должность и дату подписи по итогу заполнения журнала.
  2. На этой же странице прописывается уникальный номер пломбы, наклеенной справа в вертикальном положении.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Книга ведется в течение всего времени, пока не будет заполнена полностью. Нет необходимости менять ее каждый новый год.

Требования к хранению и оформлению журнала

Как таковых правил оформления книги не разработано. Тем не менее, нужно придерживаться нескольких требований, соблюдение которых обычно контролируется трудовыми инспекторами и другими проверяющими сотрудниками:

  1. Каждый лист пронумерован. Первым из них является лист, следующий сразу после обложки.
  2. Все листы должны быть прошнурованы и подписаны собственноручно руководителем компании.
  3. Листья скрепляются сургучом или пломбой, поэтому концы шнура после прошнуровки лучше оставить достаточно длинными, чтобы сделать пломбу (подробнее об этом – в следующем разделе).

Подробнее о ведении и хранении документа:

Ответственность за нарушение требований

Поскольку каждый работодатель должен вести книгу в обязательном порядке, трудовые инспекторы уделяют достаточно много внимания правильности заполнения формы. Как показывает опыт, инспекторы нередко могут предъявить претензию даже к тому, что на книге учета движения трудовых книжек отсутствует пломба. Один из распространенных примеров постановки пломбы показан на фото.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Концы веревки после шнурования выходят за пределы пломбы на 7-10 см. Это необязательное требование, хотя на практике принято делать именно так в силу удобства. Формальных претензий к подобному способу пломбирования инспектор предъявить не может, поскольку правила или иные регламенты, определяющие эту процедуру, отсутствуют.

Если пломба отсутствует или документ ведется некорректно, содержатся неточности, описки, не все операции отражены в книге, ответственность определяется статьей 5.27 Кодексом об административных правонарушениях (суммы штрафов представлены в рублях).

сумма штрафаминимальный размермаксимальный размер
на должностное лицо5005 000
на ИП или юридическое лицо30 00050 000

Как поставить пломбу

Опломбировка – очень важный процесс с точки зрения сохранности документа, а также – соблюдения норм трудовой инспекции. Пломба представляет собой голограмму с уникальным номером (8 цифр). Средняя стоимость 50-70 рублей (актуально на сентябрь 2017 года). Размер изделия 25*70 мм, имеет золотой оттенок. Производится из ПВХ, имеет специальный слой, пропитанный клеем.

При любой попытке сорвать пломбу она разрушается из-за того, что остается слой со словом «VOID», как показано на рисунке.

Последовательность работы следующая:

  1. Сначала нужно сделать отверстия для сшивания (в большинстве случаев книги поступают уже с готовыми отверстиями).
  2. Далее нужно сшить книгу и оставить свободные концы шнуры (каждый по 7-10 см).
  3. После этого достать пломбу из упаковки и осторожно снять с нее слой.
  4. Аккуратно расположить шнуры так, чтобы они были плоскими и не запутались. Также не следует складывать их слишком близко.
  5. Наклеить поверх них пломбу.
  6. Номер пломбы обязательно указать в соответствующем поле.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Именно отсутствие в книге учета пломбы является самым распространенным нарушением, которое обнаруживают инспекторы при контроле движения трудовых книжек. Поэтому подобное условие игнорировать недопустимо.

Источник: https://2ann.ru/zhurnal-ucheta-trudovyx-knizhek/

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек (журнал) в 2018 году – что это такое, образец, личных, и вкладышей в них

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек

Законодательно установлено, что процедура приема на работу возможна только при наличии трудовой книжки. Данный документ должен быть оформлен в соответствии с нормами законодательства.

В противном случае могут возникнуть различного рода вопросы со стороны трудовой инспекции, а также иных контролирующих органов.

Причем требуется не только верно оформить саму такую книжку, но также составить специальный журнал движения всех документов данного типа внутри одной организации.

Существуют определенные правила составления журнала, они действительны для всех без исключения предприятий, вне зависимости от сферы деятельности, иных факторов.

Кадровому работнику стоит заранее ознакомиться со всеми нюансами ведения журнала учета. В противном случае могут быть наложены штрафные санкции со стороны контролирующих органов.

Что нужно знать

Законодательном установлена необходимость ведения не только трудовых книжек, но и специальных учетных листов. Они формируются в специальный журнал.

Он обозначается как журнал учета трудовых. Законодательно установлена необходимость внесения в трудовую книжку определенных записей при заключении трудовых соглашений.

При этом ведение журнала учета рассматриваемого вида строго обязательно. Причем не только для лиц юридических, выступающих в качестве работодателя, но также для индивидуальных предпринимателей.

К основным вопросам, рассмотреть которые нужно заранее, относятся:

  • необходимые термины;
  • назначение документа;
  • законные основания.

Необходимые термины

Все нюансы ведения трудовых и журналов для них устанавливаются законодательно. Потому следует заранее ознакомиться с ними. Это позволит избежать множества самых разных сложностей при осуществлении приема на работу.

Также важно помнить, что сам процесс ознакомления с нормами законодательства невозможно будет осуществить при отсутствии понимания основной терминологии.

К важным терминам, с которыми разобраться требуется заранее, относятся:

  • трудовая книжка;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • работник;
  • работодатель;
  • трудовое соглашение.
Трудовая книжкаПодразумевается специальный документ, имеющий установленную форму. При этом основным его назначением является именно подтверждение наличия определенного стажа у сотрудника, самого факта ведения трудовой деятельности.
Книжка такого типаПредставляет собой официальный документ, имеющий юридическую силу. Потому к заполнению её предъявляются достаточно высокие требования
Журнал учета трудовых книжекСпециального формата официальный документ, обязательный для ведения любым работодателем. Утверждена необходимость использования Постановлением Министерства труда и социального развития №69 от 10.10.03 г. В данном документе осуществляется процесс регистрации принятых на хранение от сотрудников трудовых книжек. Данный журнал также обозначается как «книга учета». Используется одновременно для реализации множества различных функций
РаботникВ данном контексте лицо, которое передает на хранение своему работодателю трудовую
РаботодательОрганизация, ИП — является второй стороной трудового соглашения
Трудовое соглашениеВ соответствии с ним осуществляется процесс трудоустройства. Причем во время приема на работу в первую очередь делается соответствующая запись в трудовой. В трудовом соглашении отражается максимально подробно все обязанности и права работника, работодателя

Назначение документа

Рассматриваемого типа документ подразумевает реализацию достаточно широкого перечня самых разных задач. В первую очередь к таковым относятся следующие:

Упорядочивание рабочей документацииНепосредственно связанной с устройством на работу конкретного сотрудника
Упрощение процедуры контроля за деятельностью предприятияСоблюдением прав сотрудника
Ведение учетаВсех имеющихся в наличии трудовых
Использование для защиты собственных интересовНередко возникают спорные моменты между работником и работодателем при оформлении процесса увольнения сотрудника

Именно в силу функциональности, разностороннего назначения стоит заранее ознакомиться со всеми нюансами составления данного типа книжки.

Это позволит избежать множества самых разных сложностей. В первую очередь — с трудовой инспекцией. Так как не только отсутствие журнала, но и его неправильное заполнение может стать причиной достаточно серьезных осложнений.

Разобраться, как подписывать книгу учета движения личных трудовых книжек, достаточно просто. Важно лишь помнить о особом регламенте данной процедуры.  

Все особенности отражены в законодательных нормах. Бланк журнала учета трудовых книжек можно скачать здесь.

Потому если по какой-то причине опыт составления таких журналов отсутствует, то важно заранее разобраться со всеми НПД. Это позволит не допустить нарушения прав работников, а также проведения судебного разбирательства.

Законные основания

Основополагающим документом, ориентироваться на который требуется в первую очередь, является Постановление Минтруда России №69 от 10.10.03 г.

Данный документ устанавливает базовые правила составления документов рассматриваемого типа. Включает в себя следующие основные разделы:

  • постановление;
  • приложение №1 — является подробной инструкцией по заполнению трудовых:
  1. Основные положения.
  2. Как заполняются основные сведения о работнике.
  3. Какие должны отражаться данные о сотруднике.
  4. Перечень информации о награждениях и поощрениях.
  5. Указывается подробная информация об увольнении сотрудника.
  6. Отражаются основные особенности перевода сотрудника на другую работу, должность.
  7. Как необходимо осуществлять составление дубликата трудовой.
  • приложение №2 — отражается подробный, установленный законодательно формат приходно-расходной книги по учету бланков трудовой, вкладышей;
  • приложение №3 — формат книги учета трудовых, а также вкладышей.

Необходимость составления трудовой, а также наличия определенных документов при приеме на работу имеет свое отражение в ТК РФ.

Важными разделами являются следующие:

ст.№66Трудовая книжка
ст.№67Формат трудовой книжки
ст.№68Как осуществляется процесс оформления на работу

Главной особенностью журнала рассматриваемого типа является важность выполнения всех требований законодательства по поводу формата.

Не допускается невыполнение каких-либо требований. Грозит штраф не только за полное отсутствие данного документа, но также за наличие каких-либо ошибок.

Образец подписания книги учета движения трудовых книжек

Процесс составления журнала учета движения трудовых достаточно прост. Важно лишь заблаговременно ознакомиться с требованиями к формату документа.

К основным вопросам, предварительное рассмотрение которых поможет избежать нарушений, относятся

  • как оформить титульный лист;
  • как выглядит вкладыш в них;
  • как заверяется;
  • какой предусматривается штраф работодателю.

Как оформить титульный лист

Вопрос как подписывать книгу учета движения трудовых книжек является одним из самых важных и часто задаваемых в среде неопытных кадровых работников.

Требования к оформлению журнала не менее строгие, чем к составлению трудовой книжки, внесению в неё определенных записей.

: как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Существует определенный перечень базовых требований, предъявляемых к составлению:

Срок хранения книги составляет не менее 75 летПотому обязательно требуется использовать только твердую обложку (хранение осуществляется до момента заполнения всех без исключения листов, а не 1 год — как для некоторых других реестров)
Все листы требуется составитьВ соответствии с Постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.03 г.
Все листы должны быть пронумерованы«Сквозным» способом
Листы в обязательном порядкеПрошиваются
Выполнение установленных выше требованийПодразумевает возможность изъятия из книги листов или же их добавления в неё
Задняя сторона журнала обязательно должна содержать некоторый перечень конкретных данныхнаименование;суммарное количество страниц — проставляется цифрами, а также подписью;указывается дата начала ведения реестра;проставляется подпись с расшифровкой фамилии, имени и отчества, а также должности заверяющего лица
Требуется скрепление нитями прошивкиПри использовании специальной сургучной печати организации

Как выглядит вкладыш в них

Сама же книга представляет собой специальную таблицу, которая включает в себя перечень обязательных граф. На данный момент к таковым относятся следующие:

Графа №1Проставляется номер по порядку
Графа от №2 до №4Дата приема на работу, а также заполнения трудовой и оформления вкладыша
Графа №5Фамилия, имя и отчество работника, которому принадлежит трудовая книжка
Графа №6Проставляется серия, а также номер трудовой книжки
Графа №7Указывается должность сотрудника, а также его специальность иные сопутствующие факторы
Графа №8Указывается точное место работы, организация куда был принят в конкретном случае работник
Графа №9Проставляется дата приема на работу, указывается порядковый номер приказа касательно приема
Графа №10Проставляется подпись с расшифровкой ответственного лица, которое осуществило принятие трудовой и заполнение
Графа №11Указывается сумма, полученная за вкладыш в трудовую
Графа №12Обозначается дата выдачи на руки трудовой или же дата прекращения действия трудового соглашения
Графа №13Обозначается подпись работника, указываются на получение на руки трудовой

Данный формат устанавливается министерством труда, потому соблюдать его требуется обязательно. Существует много самых нюансов, касающихся отражения дат и иных моментов в журнале. Важно заранее изучить их.

Кем заверяется

Отдельным вопросом является процесс заверения журнала учета движения трудовых книжек.

https://www.youtube.com/watch?v=uDbkNr-p4I0

В соответствии с законодательными нормами правом на осуществление данного действия обладает только лишь руководитель предприятия, его исполнительный орган.

В случае же с ИП данное право имеется только лишь у самого предпринимателя. В свою очередь не заместитель руководителя, ни какое-либо другое должностное лицо правом заверения не обладает.

В противном случае журнал попросту будет недействительным. Отдельным и не менее существенным нюансов является процесс пломбировки журнала.

Не допускается использовать для этих целей бумагу или же нечто другое. В качестве материала для пломбировки может быть использован только лишь сургуч. В противном случае опять же книга может быть признана недействительной.

Какой предусмотрен штраф работодателю

За нарушение правил составления журнала учета трудовых полагается достаточно серьезная ответственность. Данный момент отражается в ст.№5.27 КоАП РФ.

Величина штрафа на должностное лицо за отсутствие такого журнала варьируется в пределах от 500 рублей до 5 000 рублей.

В то же время штраф для юридического лица составит от 30 000 рублей до 50 000 рублей. Потому стоит избегать подобного рода нарушений. Это может привести к достаточно серьезным проблемам.

Процесс составления книги рассматриваемого типа связан с множеством самых разных нюансов. Закреплены они в законодательстве, потому каких-либо сложностей возникать не должно.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://jurist-protect.ru/kak-podpisyvat-knigu-ucheta-dvizhenija-trudovyh-knizhek/

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек

В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму.

В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы.

Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.

&nbsp}

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

Форма книги

Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

https://www.youtube.com/watch?v=uDbkNr-p4I0

В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

Замена регистрационного журнала

Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.

Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.

Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников.

Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.

Заполнение

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  • трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
  • впервые оформленных документах,
  • вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.

В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.

В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки.

В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой.

В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.

Требования к регистрационным журналам

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  3. Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
  4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Источник: http://hr-portal.ru/article/oformlyaem-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek

Книга учета движения трудовых книжек

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек

Обновление: 8 февраля 2017 г.

У кадровиков и бухгалтеров, впервые приступающих к работе с трудовыми книжками, нередко возникает вопрос, что такое журнал учета трудовых книжек.

Рассмотрим подробно, каким образом закон регламентирует порядок действий работодателя в этом случае.

Нормативные акты в области учета трудовых книжек

Обязанность работодателя вести строгий учет трудовых книжек установлена изданными на основании ст. 66 Трудового кодекса РФ Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила).

Эти Правила предписывают вести в организации:

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
  • собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.

Форма книг учета установлена Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Что включает в себя учет трудовых книжек в организации

Сначала определимся, какие действия работодатель может осуществлять с трудовыми книжками.

Во-первых, это прием трудовой книжки от вновь принятого работника.

Во-вторых, заведение новой трудовой книжки (в случае если работник только начинает карьеру и не имеет ее). Здесь заполняется первая страница документа (так называемый титульный лист) по определенным правилам.

В-третьих, внесение в трудовую книжку записи о самой работе, переводах на другую работу, награждениях.

В-четвертых, сохранение трудовых книжек в специальном месте, исключающем их уничтожение или повреждение, а также доступ к ним посторонних лиц.

В-пятых, внесение записи об увольнении (прекращении трудового договора).

В-шестых, это выдача трудовой книжки бывшему работнику или его родственникам (в случае смерти).

Несмотря на отсутствие четкого определения в законодательстве, под учетом движения трудовых книжек в организации (предприятии) на практике понимаются:

  • регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
  • регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
  • фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
  • отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

Где регистрировать трудовые книжки

Главный инструмент контроля этих важнейших документов — книга учета движения трудовых книжек. В обиходе ее нередко называют журналом регистрации трудовых книжек, реестром и т.п.

Необходимость ее наличия в организации установлена п. 40 Правил, а форма книги установлена приложением № 3 к Инструкции.

При этом закон все связанные с трудовыми книжками действия предписывает осуществлять только должностным лицом организации, специально назначенным приказом (распоряжением) руководителя, отвечающим за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Требования к книге учета трудовых книжек

В п. 41 Правил содержатся некоторые требования к этому журналу: листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, удостоверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Ответа на вопрос, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, ни Правила, ни Инструкция не содержат. Полагаем, что в любом случае концы шнура, которым прошит журнал, должны быть достаточно свободными для опломбирования или постановки сургучной печати.

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

Как заполнять журнал учета

Особых правил заполнения книги учета трудовых книжек не существует.

книги учета регламентировано Минтруда РФ, включение дополнительных сведений в нее не предусмотрено.

Состоит она из тринадцати граф, включающих в себя:

  • порядковый номер записи в книге и дату приема работника на работу или заполнения трудовой книжки (вкладыша в нее);
  • ФИО работника — владельца трудовой книжки;
  • данные о трудовой книжке или вкладыше в нее (серию и номер);
  • должность (профессия, специальность) работника, сдавшего трудовую книжку или на которого она заведена (вкладыш в нее);
  • наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
  • дату и номер приказа, на основании которого произведен прием работника на работу;
  • расписку ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку;
  • сумму, полученную за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них;
  • дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) и расписку работника в получении трудовой книжки на руки.

​Скачать образец заполнения книги учета трудовых книжек

Ответственность за нарушения в учете трудовых книжек

Отсутствие учета или ненадлежащий учет трудовых книжек является нарушением, за которое проверяющие из Госинспекции труда могут привлечь к административной ответственности работодателя или должностное лицо организации по ст. 5.27 КоАП РФ.

Госинспекторы труда традиционно уделяют внимание изучению книги учета движения трудовых книжек, и существенные погрешности в её оформлении вполне достаточны для наложения штрафа.

Во избежание подобных последствий работодателю следует скрупулезно соблюдать все требования закона по ведению учета таких важных документов, как трудовые книжки работников.

Также читайте:

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс. Дзен

Источник: http://GlavKniga.ru/situations/s503072

Права человека
Добавить комментарий